So könnte deine Automatisierung aussehen — von der Idee bis zur fertigen Lösung.
Angebote wurden manuell in Word erstellt, Kundendaten in Excel gepflegt. Jede Anfrage kostete 45 Minuten reine Verwaltungszeit.
Ein n8n-Workflow, der Kundenanfragen per E-Mail automatisch verarbeitet, das CRM befüllt und ein Angebot als PDF generiert und versendet.
Täglich 200+ Kundenanfragen zu Bestellstatus, Retouren und Produktfragen. Der Support war überlastet, Antwortzeiten von 24–48 Stunden.
KI-Chatbot mit Zugriff auf das Bestellsystem — beantwortet Standardanfragen sofort, gibt Tracking-Infos und qualifiziert komplexe Fälle für den menschlichen Support.
Mandantendaten mussten von PDFs manuell in das Kanzleisystem übertragen werden. Fehleranfällig, zeitintensiv, jeden Monat zur Steuerfrist kritisch.
KI-gestützte Dokumentenextraktion: Belege werden per E-Mail eingereicht, automatisch klassifiziert, Daten extrahiert und direkt ins System übertragen.
Dienstpläne wurden manuell in Excel erstellt. Keine Übersicht über Verfügbarkeiten, ständige Änderungen per WhatsApp, kein digitales System.
Maßgeschneiderte Web-App mit KI-gestützter Dienstplanerstellung, Mitarbeiter-Self-Service für Verfügbarkeiten und automatischen Schicht-Benachrichtigungen per Telegram.
Zu viele kurzfristige No-Shows, Termine wurden nur telefonisch vergeben. Der Empfang war während der Stoßzeiten dauerbesetzt mit Terminanfragen statt mit Kunden vor Ort.
Automatisierte Terminbuchung mit Online-Kalender, dazu Erinnerungen per WhatsApp 24 Stunden vor dem Termin inklusive einfacher Umbuchungsfunktion.
Auftragsdisposition lief über Zuruf und Zettelwirtschaft. Kunden riefen ständig für Statusupdates an, Fahrer erhielten Änderungen teils zu spät.
Zentrale Auftragsübersicht mit automatischer Fahrer-Benachrichtigung per App und einem Kunden-Tracking-Link, der sich bei jedem Statuswechsel selbst aktualisiert.
Materialbestände wurden per Sichtkontrolle geschätzt. Nachbestellungen kamen oft zu spät, was regelmäßig zu Produktionsstopps führte.
Automatisches Bestandsmonitoring mit Schwellenwert-Alarmen, das bei Unterschreitung direkt eine Bestellanfrage beim Lieferanten auslöst und ins ERP einträgt.
Mieteranfragen zu Nebenkostenabrechnungen und Schäden liefen über ein überfülltes Postfach, Antworten dauerten oft eine Woche.
Ein Formular- und Ticket-System sortiert Anfragen automatisch nach Objekt und Dringlichkeit vor und verschickt Nebenkostenabrechnungen als automatisch generierte PDFs.
Verpasste Termine kosteten bares Geld, da Slots kurzfristig nicht mehr nachbesetzt werden konnten. Rezeptfristen wurden manuell in einem Kalenderbuch verfolgt.
Automatische SMS-Erinnerungen 48 und 4 Stunden vor dem Termin plus ein digitales Rezept-Tracking, das rechtzeitig vor Ablauf der Verordnung benachrichtigt.
Werkstatttermine und Ersatzteilbestellungen liefen getrennt voneinander — Fahrzeuge standen teils tagelang, weil Teile nicht rechtzeitig bestellt waren.
Online-Terminbuchung mit automatischer Teileverfügbarkeitsprüfung: Fehlt ein Teil, wird die Bestellung direkt beim Großhändler ausgelöst und der Termin passend verschoben.
Einsatzpläne für über 40 Reinigungskräfte wurden per Excel und WhatsApp koordiniert. Krankmeldungen führten zu chaotischer Kurzfristplanung.
Digitale Einsatzplanung mit automatischer Vertretungssuche bei Ausfällen und digitalen Checklisten, die Objektleiter in Echtzeit einsehen können.
Liefer- und Bestellscheine für Saatgut und Dünger wurden handschriftlich ausgefüllt und erst Wochen später ins Buchhaltungssystem übertragen.
Digitale Liefer- und Bestellscheine, die per Foto erfasst, automatisch ausgelesen und direkt in die Buchhaltung übernommen werden.
Kündigungen und Zahlungsausfälle wurden manuell nachverfolgt. Das Team verbrachte viel Zeit mit dem Verschicken von Zahlungserinnerungen per Hand.
Automatisiertes Mahnwesen mit gestaffelten Erinnerungen und ein Self-Service-Portal, über das Mitglieder Verträge selbst pausieren oder kündigen können.
Schadensmeldungen kamen per Post, E-Mail und Fax in ganz unterschiedlichen Formaten und mussten manuell den passenden Policen zugeordnet werden.
KI-gestützte Dokumentenerkennung ordnet eingehende Schadensmeldungen automatisch der richtigen Police zu und leitet sie an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.
Angebote für Elektroinstallationen wurden Position für Position von Hand kalkuliert. Materiallisten mussten separat zusammengestellt werden.
Ein Konfigurator erstellt aus Standardbausteinen automatisch Angebot und passende Materialbestellliste — inklusive direktem Versand an den Großhändler.
Die halbjährliche Recall-Erinnerung für Kontrolltermine lief über handschriftliche Listen und wurde regelmäßig vergessen oder verzögert verschickt.
Automatisches Recall-System, das fällige Patient:innen erkennt und per SMS oder E-Mail zur Terminvereinbarung einlädt — inklusive Erinnerung kurz vor dem Termin.
Kunden fragten häufig telefonisch nach dem Stand ihrer Maßanfertigung. Die Werkstatt hatte keine zentrale Übersicht über Auftragsstatus und Liefertermine.
Ein einfaches Auftragsboard mit automatischer Statusbenachrichtigung per E-Mail an den Kunden bei jedem wichtigen Produktionsschritt.
Buchungsbestätigungen, Reiseunterlagen und Zahlungserinnerungen wurden für jede Buchung einzeln von Hand zusammengestellt und verschickt.
Automatisierter Versand von Buchungsbestätigung, Reiseunterlagen und Restzahlungs-Erinnerung zum jeweils passenden Zeitpunkt vor der Abreise.
Bestellungen von Stammkunden kamen per E-Mail in Freitext und wurden manuell ins Warenwirtschaftssystem übertragen — fehleranfällig bei hohem Bestellaufkommen.
KI liest Bestell-E-Mails automatisch aus, gleicht sie mit dem Artikelstamm ab und erstellt Auftragsbestätigung sowie Rechnung ohne manuellen Eingriff.
Individuelle Catering-Angebote wurden für jede Anfrage komplett neu erstellt. Die Personalplanung für Events lief separat und oft erst kurzfristig.
Ein Konfigurator erstellt aus Bausteinen automatisch individuelle Angebote und plant je nach Gästezahl direkt den passenden Personalbedarf mit ein.
Lass uns in einem kostenlosen Erstgespräch herausfinden, welches Automatisierungspotenzial in deinem Unternehmen steckt.
Kostenloses Gespräch buchen
flowmatik